Was sich mit der neuen 50-Mitarbeiter-Schwelle rechtlich ändert
Für Office Manager in deutschen Unternehmen verschiebt sich mit der neuen Schwelle die Perspektive auf den Arbeitsschutz deutlich. Die zentrale Frage lautet nicht mehr nur, ob ein Sicherheitsbeauftragter bestellt werden muss, sondern ab welcher Anzahl Beschäftigten diese Pflicht im Büroalltag konkret greift. Wer die wichtigsten Regeln und die dahinterstehenden Grundsätze der Prävention kennt, kann die eigene Organisation rechtssicher und zugleich pragmatisch steuern.
Rechtsgrundlage der Pflicht zur Bestellung von Sicherheitsbeauftragten ist weiterhin das Siebte Buch Sozialgesetzbuch (SGB VII), insbesondere § 22 SGB VII, in Verbindung mit dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der einschlägigen Unfallverhütungsvorschrift. Maßgeblich ist hier die DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ (Fassung vom 01.10.2014, zuletzt geändert 2023, veröffentlicht im DGUV Regelwerk), ergänzt durch die DGUV Vorschrift 2 „Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit“ (Neufassung mit Geltung ab 2024). In den aktuellen DGUV-Veröffentlichungen wird konkretisiert, dass ein Sicherheitsbeauftragter bestellt werden muss, sobald ein Unternehmen regelmäßig mindestens 50 Beschäftigte hat. Damit verschiebt sich die bisherige Pflicht zur Bestellung von der alten 20er Grenze auf die neue 50-Mitarbeiter-Schwelle, ohne dass die Verantwortung des Arbeitgebers für Leben und Gesundheit der Beschäftigten geringer würde.
Für Unternehmen mit 20 bis 49 Beschäftigten bedeutet dies, dass die Bestellung eines Sicherheitsbeauftragten rechtlich nicht mehr zwingend vorgeschrieben ist, aber als Best Practice im Arbeitsschutz ausdrücklich empfohlen bleibt. Gerade in Büros mit besonderer Gefährdung, etwa durch Laborbereiche, Hochregallager oder viel Kundenverkehr, kann ein freiwillig bestellter Sicherheitsbeauftragter für Arbeitssicherheit ein wichtiger Baustein der Prävention sein. Die gesetzlichen Unfallversicherungsträger und die DGUV betonen in ihren Grundsätzen der Prävention, dass die räumliche Nähe und fachliche Nähe der Sicherheitsbeauftragten zu den Beschäftigten entscheidend für wirksamen Arbeitsschutz sind und die Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung im Alltag erleichtern.
Übergangsregelung: bestehende Sicherheitsbeauftragte sinnvoll weiterführen
Viele Office Manager betreuen Standorte, in denen bereits vor der Reform ein Sicherheitsbeauftragter bestellt wurde. Diese Bestellung bleibt wirksam, denn es gibt keine Pflicht zur Abberufung und keine Vorgabe, bestehende Sicherheitsbeauftragte in Unternehmen unterhalb der neuen Schwelle wieder abzubauen. Wer die Bestellung der Sicherheitsbeauftragten dokumentiert hat, kann diese Struktur also unverändert weiter nutzen und damit die internen Kompetenzen für Arbeitssicherheit sichern.
Rechtlich ist klar geregelt, dass die Pflicht zur Bestellung erst ab 50 Beschäftigten greift, doch freiwillige Sicherheitsbeauftragte können auch in kleineren Teams einen messbaren Beitrag zur Vermeidung von Unfall- und Gesundheitsgefahren leisten. Für Office Manager lohnt sich ein Blick in die eigenen Unterlagen, häufig liegen die Bestellungsurkunden nur als gescannte PDF in einem allgemeinen Ordner und sind im Alltag schwer auffindbar. Besser ist eine strukturierte Ablage im digitalen Arbeitsschutzordner, getrennt nach Bestellung, Schulungsnachweisen und Protokollen, ähnlich wie Sie es vielleicht bereits für DSGVO-Themen mit Hilfe eines Leitfadens zum Datenschutz im Büroalltag umsetzen, wie er etwa in einem spezialisierten Beitrag zu typischen DSGVO-Fallen bei Personalakten und Posteingang beschrieben wird.
Wer die freiwillige Rolle der Sicherheitsbeauftragten im Unternehmen beibehält, stärkt die interne Kultur für Leben und Gesundheit und entlastet zugleich die Fachkraft für Arbeitssicherheit. In der Praxis können Office Manager mit den bisherigen Sicherheitsbeauftragten vereinbaren, dass deren Aufgaben leicht angepasst werden, etwa mit stärkerem Fokus auf ergonomische Bildschirmarbeitsplätze, psychische Belastungen und die Unterstützung bei Unterweisungen. So bleibt die fachliche Nähe zu den Beschäftigten erhalten, während die formale Pflichtlage entspannt ist und die Organisation dennoch professionell aufgestellt bleibt.
Ab wann Office Manager einen Sicherheitsbeauftragten bestellen müssen
Die Kernfrage vieler Office Manager lautet heute sehr konkret: Ab welcher Kopfzahl muss ich einen Sicherheitsbeauftragten bestellen und wie berechne ich die erforderliche Anzahl Sicherheitsbeauftragter für meinen Standort? Maßgeblich ist die Zahl der regelmäßig beschäftigten Mitarbeiter, also inklusive Teilzeitkräften, Auszubildenden und befristet Beschäftigten, sofern sie dauerhaft im Betrieb tätig sind. Kurzfristige Aushilfen oder Werkstudierende mit sehr geringer Stundenzahl können außen vor bleiben, sollten aber im Zweifel mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit abgestimmt werden.
Sobald ein Unternehmen die Marke von 50 Beschäftigten stabil überschreitet, ist mindestens ein Sicherheitsbeauftragter bestellt zu haben, wobei die DGUV Vorschrift 1 und die zugehörigen Regeln eine Orientierung für die Staffelung geben. In weitläufigen Bürokomplexen mit mehreren Etagen oder Standorten kann eine höhere Anzahl Sicherheitsbeauftragter erforderlich sein, um die räumliche Nähe zu den Beschäftigten sicherzustellen. Die DGUV empfiehlt, neben der Kopfzahl auch die besondere Gefährdung einzelner Bereiche zu berücksichtigen, etwa Archive mit hoher Brandlast, Serverräume oder Werkstätten im Untergeschoss.
Für Office Manager bedeutet dies, dass sie frühzeitig mit Excel oder einer BGM-Software eine Übersicht über alle Beschäftigten und deren Einsatzorte erstellen sollten. Auf dieser Basis lässt sich planen, wann die Pflicht zur Bestellung voraussichtlich ausgelöst wird und wie viele Sicherheitsbeauftragte Unternehmen pro Standort sinnvoll einplanen sollten. Ein einfaches Rechenbeispiel: In einem Büro mit 120 Beschäftigten auf drei Etagen und moderater Gefährdung sind in der Praxis häufig drei Sicherheitsbeauftragte sinnvoll (eine Person pro Etage), während in einem kompakten Standort mit 60 Mitarbeitenden und homogener Tätigkeit oft ein bis zwei Sicherheitsbeauftragte ausreichen. Wer parallel das Brandschutzkonzept prüft und die Ausbildung der Brandschutzhelfer anhand eines Leitfadens zur Ausbildungspflicht und Auffrischung organisiert, schafft Synergien und vermeidet Doppelstrukturen im organisatorischen Arbeitsschutz.
Aufgabenprofil und Nähe der Sicherheitsbeauftragten im Büroalltag
Ein Sicherheitsbeauftragter ist kein „Mini-Sicherheitsingenieur“, sondern ein kollegialer Ansprechpartner für Arbeitssicherheit in der Nähe der Teams. Seine Aufgaben bestehen darin, auf die Einhaltung der Regeln zu achten, auf Gefährdungen hinzuweisen und den Arbeitgeber bei der Umsetzung der Grundsätze der Prävention zu unterstützen. Für Office Manager ist wichtig zu verstehen, dass Sicherheitsbeauftragte keine Weisungsbefugnis haben, sondern beratend und beobachtend wirken.
Die DGUV betont, dass sowohl die räumliche Nähe als auch die fachliche Nähe zu den Beschäftigten entscheidend für die Wirksamkeit der Rolle sind. Ein Sicherheitsbeauftragter aus dem Vertrieb kann die besonderen Gefährdungen im Lager nur schwer einschätzen, während eine Sicherheitsbeauftragte aus der IT die ergonomischen Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze sehr gut beurteilen kann. Deshalb sollten Unternehmen bei der Bestellung der Sicherheitsbeauftragten darauf achten, verschiedene Bereiche abzudecken und die Aufgaben klar mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit und dem Betriebsarzt abzustimmen.
Im Büroalltag können Sicherheitsbeauftragte zum Beispiel regelmäßige Begehungen begleiten, auf Stolperstellen und Kabelsalat achten oder bei der Auswahl ergonomischer Bürostühle mitreden. Für Office Manager ist es hilfreich, diese Aufgaben in einer kurzen, praxistauglichen Übersicht festzuhalten und als PDF im Intranet bereitzustellen, damit alle Mitarbeiter die Rolle verstehen. So wird aus der formalen Pflicht ein lebendiges System, das für Leben und Gesundheit der Beschäftigten spürbar wirkt und nicht nur auf dem Papier existiert.
Bestellprozess, Dokumentation und Zusammenarbeit mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit
Wer als Office Manager einen Sicherheitsbeauftragten bestellen muss, sollte den Prozess strukturiert und transparent aufsetzen. Zunächst klären Sie mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Geschäftsführung, welche Bereiche abgedeckt werden sollen und welche Personen aufgrund ihrer Nähe zu den Teams geeignet sind. Anschließend erfolgt die formale Bestellung durch den Arbeitgeber, idealerweise schriftlich mit klarer Beschreibung der Aufgaben und der organisatorischen Einbindung.
Die Bestellungsurkunde sollte mindestens den Namen der Sicherheitsbeauftragten, den Einsatzbereich, das Datum der Bestellung und den Hinweis auf die zugrunde lieende DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ enthalten. Viele Unternehmen nutzen dafür ein einfaches Muster in Word, das sie als unterschriebene PDF im zentralen Arbeitsschutzordner ablegen und zusätzlich in der Personalakte speichern. Ein kompaktes Beispiel für eine Formulierung lautet: „Hiermit bestelle ich Frau/Herrn [Name] mit Wirkung zum [Datum] zur/zum Sicherheitsbeauftragten für den Bereich [Abteilung/Standort] gemäß § 22 SGB VII in Verbindung mit der DGUV Vorschrift 1 ‚Grundsätze der Prävention‘.“ Für die Dokumentation ist außerdem wichtig, dass Schulungsnachweise, etwa für Grund- und Auffrischungskurse, systematisch gesammelt werden, damit bei einer DGUV-Prüfung oder einer Nachfrage der Berufsgenossenschaft alle Unterlagen schnell vorliegen.
In der Zusammenarbeit mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit sollten Sicherheitsbeauftragte regelmäßig in Begehungen, Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungen eingebunden werden. Office Manager können hier moderieren und dafür sorgen, dass die Sibe, wie Sicherheitsbeauftragte oft abgekürzt werden, frühzeitig in Projekte wie Büroausstattung, Umzüge oder die Planung neuer Arbeitsplätze einbezogen werden. Eine praktische Hilfe ist eine Checkliste für Büroausstattung und Arbeitsschutz, wie sie etwa in einer spezialisierten Büroausstattung-Checkliste für 50 Mitarbeiter strukturiert dargestellt wird, die sich leicht an die eigenen Gegebenheiten anpassen lässt.
Strategische Rolle der Sicherheitsbeauftragten im Personalwesen und in wachsenden Unternehmen
Für das Personalwesen größerer Unternehmen sind Sicherheitsbeauftragte längst mehr als nur ein formaler Baustein im Arbeitsschutz. Sie wirken als Sensoren nahe an den Beschäftigten, melden frühzeitig Belastungen und tragen dazu bei, dass Unfall- und Gesundheitsgefahren gar nicht erst entstehen. Office Manager, die eng mit HR zusammenarbeiten, können diese Rolle gezielt nutzen, um Fluktuation zu senken und die Attraktivität des Standorts zu erhöhen.
In wachsenden Organisationen, die sich der neuen 50-Mitarbeiter-Schwelle nähern, lohnt es sich, die Bestellung der Sicherheitsbeauftragten frühzeitig in die Personalplanung zu integrieren. Statt erst im Mai oder kurz vor dem Erreichen der Schwelle hektisch zu reagieren, können Unternehmen bereits bei 40 Beschäftigten geeignete Kandidaten identifizieren und mit ersten Schulungen beginnen. So entsteht eine Kultur, in der Arbeitsschutz nicht als lästige Pflicht, sondern als selbstverständlicher Teil der Fürsorge für Leben und Gesundheit verstanden wird.
Gerade in Büros mit hybriden Arbeitsmodellen, Desk Sharing und hoher Fluktuation von Projektteams ist die fachliche Nähe der Sicherheitsbeauftragten zu den realen Arbeitsprozessen entscheidend. Office Manager sollten daher nicht nur auf Hierarchieebenen achten, sondern auf praktische Erfahrung und Akzeptanz im Team, wenn ein Sicherheitsbeauftragter bestellt wird. Am Ende gilt im Arbeitsschutz wie im Compliance Management insgesamt: Nicht die Vorlage zählt, sondern das gelebte Protokoll.
Kennzahlen und Fakten zur Bestellung von Sicherheitsbeauftragten
- Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) gibt an, dass in Deutschland jährlich mehrere hunderttausend meldepflichtige Arbeitsunfälle registriert werden, wobei ein relevanter Anteil in Büro- und Verwaltungsbereichen auf Stolpern, Rutschen und Stürzen zurückgeht (Quelle: DGUV Statistik „Arbeit und Gesundheit“, aktueller Berichtszeitraum). Diese Zahlen unterstreichen, dass auch scheinbar sichere Büros strukturierten Arbeitsschutz benötigen.
- Nach Auswertungen verschiedener Berufsgenossenschaften sinkt die Unfallquote in Betrieben mit aktiv eingebundenen Sicherheitsbeauftragten messbar, teilweise um zweistellige Prozentwerte im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen ohne gelebte Präventionsstrukturen (Quelle: DGUV, Präventionsberichte und Auswertungen der Unfallversicherungsträger). Für Office Manager bedeutet das, dass die Investition in Schulung und Zeitbudget der Sicherheitsbeauftragten einen klaren Nutzen bringt.
- In vielen Branchen empfehlen die Unfallversicherungsträger, pro 20 bis 50 Beschäftigte mindestens einen Sicherheitsbeauftragten vorzusehen, abhängig von Gefährdung und räumlicher Struktur (Quelle: DGUV Regelwerke und Kommentierungen zur DGUV Vorschrift 1 und DGUV Vorschrift 2). Die neue 50-Mitarbeiter-Schwelle markiert dabei nur die Untergrenze der gesetzlichen Pflicht, nicht das Ende sinnvoller Prävention.
- Erhebungen der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) zeigen, dass psychische Belastungen und Muskel-Skelett-Erkrankungen zu den häufigsten Ursachen für Arbeitsunfähigkeit in Büroberufen zählen (Quelle: BAuA, „Arbeitswelt im Wandel“ und Gesundheitsberichte). Gut geschulte Sicherheitsbeauftragte können hier frühzeitig auf ergonomische Defizite und Überlastung hinweisen und so langfristige Ausfälle reduzieren.
FAQ: häufige Fragen zur neuen Pflicht, einen Sicherheitsbeauftragten zu bestellen
Ab wie vielen Beschäftigten ist ein Sicherheitsbeauftragter im Büro gesetzlich vorgeschrieben
Ein Sicherheitsbeauftragter ist in Büro- und Verwaltungsbetrieben gesetzlich vorgeschrieben, sobald regelmäßig mindestens 50 Beschäftigte im Unternehmen tätig sind. Maßgeblich ist die Zahl der tatsächlich im Betrieb arbeitenden Personen, inklusive Teilzeitkräften und Auszubildenden. Kurzfristige Aushilfen werden in der Regel nicht mitgezählt, sollten aber im Zweifel mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit abgestimmt werden.
Müssen bestehende Sicherheitsbeauftragte abberufen werden, wenn das Unternehmen unter 50 Beschäftigte hat
Nein, es besteht keine Pflicht, bereits bestellte Sicherheitsbeauftragte abzuberufen, wenn die Beschäftigtenzahl unter 50 liegt. Bestehende Bestellungen bleiben gültig und können freiwillig weitergeführt werden, was aus Sicht des Arbeitsschutzes ausdrücklich sinnvoll ist. Viele Unternehmen nutzen diese Situation, um die Rolle stärker auf Beratung, Prävention und die Unterstützung der Gefährdungsbeurteilung auszurichten.
Welche Qualifikation ist für Sicherheitsbeauftragte erforderlich
Sicherheitsbeauftragte benötigen keine formale Berufsausbildung im Arbeitsschutz, müssen aber eine von der Berufsgenossenschaft oder einem anerkannten Träger angebotene Grundschulung absolvieren. Diese Schulung vermittelt die wichtigsten Regeln, Aufgaben und rechtlichen Grundlagen, etwa aus SGB VII, ArbSchG und DGUV Vorschriften. Regelmäßige Auffrischungen sind empfehlenswert, insbesondere bei Änderungen im Betrieb oder neuen Gefährdungen.
Wie viele Sicherheitsbeauftragte sind in einem mehrstöckigen Bürogebäude sinnvoll
Die erforderliche Anzahl Sicherheitsbeauftragter hängt von der Beschäftigtenzahl, der räumlichen Struktur und der Gefährdungslage ab. In einem mehrstöckigen Bürogebäude mit über 50 Beschäftigten ist es oft sinnvoll, pro Etage oder Funktionsbereich mindestens eine Sicherheitsbeauftragte oder einen Sicherheitsbeauftragten zu benennen. Ziel ist, die räumliche Nähe zu den Beschäftigten sicherzustellen, damit Hinweise und Beobachtungen schnell in den Arbeitsschutz einfließen.
Wie sollte die Bestellung eines Sicherheitsbeauftragten dokumentiert werden
Die Bestellung eines Sicherheitsbeauftragten sollte immer schriftlich erfolgen, idealerweise mit einem kurzen Bestellschreiben, das Aufgaben, Einsatzbereich und rechtliche Grundlage benennt. Dieses Dokument wird vom Arbeitgeber unterschrieben, dem Sicherheitsbeauftragten ausgehändigt und als PDF im zentralen Arbeitsschutzordner sowie in der Personalakte abgelegt. Ergänzend sollten Schulungsnachweise und Protokolle von Begehungen dokumentiert werden, um bei Prüfungen durch die DGUV oder die Aufsichtsbehörden aussagefähig zu sein.