Neue Krankmelderegeln: Workflow im Büro zwischen Attestpflicht und Ende der telefonischen Krankschreibung
Die geplante arbeitsrechtliche Reform 2026 im Rahmen des Koalitionsvertrags der Bundesregierung (Koalitionsvertrag 2021–2025, Kapitel „Arbeitsmarkt und Sozialstaat“) verschiebt den Fokus im Büroalltag sofort auf den Umgang mit Krankmeldungen. Für Arbeitgeber und Office Manager bedeutet die Attestpflicht ab dem ersten Krankheitstag, dass der gesamte Prozess der Beschäftigungsmeldung neu gedacht werden muss, weil bisher viele Unternehmen auf die bisherige Regelung zum vierten Tag nach § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz vertraut haben. Gerade international aufgestellte Unternehmen mit deutschen Standorten müssen ihre HR-Policies zweisprachig anpassen, damit die neuen Vorgaben des Arbeitsrechts eindeutig kommuniziert werden und Verantwortlichkeiten zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitenden klar geregelt sind.
Mit dem Ende der telefonischen Krankschreibung und der Rückkehr zur Präsenz beim Arzt (Auslaufen der Sonderregelungen zur telefonischen AU nach § 5 EFZG i. V. m. den pandemiebedingten Richtlinien des Gemeinsamen Bundesausschusses) steigt für Unternehmen zwar die Planbarkeit, gleichzeitig nehmen aber kurzfristige Ausfälle am Vormittag zu. Im Rahmen der arbeitsrechtlichen Anpassungen 2026 sollten Office Manager prüfen, ob ihr HRIS und ihre Zeiterfassung Software Updates für das Update Arbeitsrecht bereitstellen, damit Krankmeldungen digital erfasst und Atteste revisionssicher abgelegt werden können. Für Arbeitgeber ist es sinnvoll, ein kurzes Programm für Führungskräfte aufzusetzen, das in einem Artikel im Intranet die neue Pflicht zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab Tag eins erklärt und Mustertexte für E-Mails an die Belegschaft bereitstellt, zum Beispiel eine kurze Standardmail mit Hinweis auf Fristen, Ansprechpartner und Uploadpfad im Self-Service-Portal.
Beispiel für eine Standardmail zur Krankmeldung ab dem ersten Tag
Betreff: Neue Regelung zur Krankmeldung und Attestpflicht ab dem 1. Krankheitstag
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ab dem [Datum einsetzen] gilt in unserem Unternehmen die Pflicht, bereits ab dem ersten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (ärztliches Attest) vorzulegen. Bitte melden Sie Ihre Erkrankung weiterhin bis 9:00 Uhr telefonisch oder per E-Mail bei Ihrer Führungskraft und laden Sie das Attest anschließend im Self-Service-Portal unter „Krankmeldung“ hoch.
Ihre Ansprechpartnerin/Ihr Ansprechpartner bei Rückfragen ist [Name, Funktion, Kontakt].
Vielen Dank für Ihre Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen
[Unternehmensname]
Die Bundesregierung koppelt diese Änderungen an ein Reformpaket für Aufschwung und Beschäftigung, das auch an anderen Stellen in das Arbeitsrecht eingreift. Darunter fällt insbesondere der erleichterte Kündigungsschutz für Hochverdiener, der im Koalitionsvertrag der Koalition als Beitrag für Aufschwung, Beschäftigung und mehr Flexibilität im oberen Managementsegment beschrieben wird. Für Arbeitsrecht und für Arbeitgeber im Mittelstand bleibt abzuwarten, wie Arbeitsgerichte die neuen Regeln zum Kündigungsschutz für Gehälter oberhalb von 1,75 mal der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung (vgl. Referentenentwurf zur Reform des Kündigungsschutzgesetzes, geplanter § 14 Abs. 3 KSchG-E) auslegen; je nach künftiger Festlegung der Beitragsbemessungsgrenze kann die genannte Schwelle von rund 180 000 EUR pro Jahr leicht nach oben oder unten abweichen, weshalb Office Manager die endgültige Gesetzesbegründung und amtliche Bekanntmachungen genau verfolgen sollten.
Befristung bis zu vier Jahren: Chancen und Risiken für Personalplanung und Vertragsmanagement
Ein zweiter Kern der arbeitsrechtlichen Neuordnung 2026 ist die Ausweitung der sachgrundlosen Befristung auf bis zu 48 Monate mit bis zu sechs Verlängerungen. Für Unternehmen eröffnet diese Änderung im Arbeitsrecht neue Spielräume, um Projektgeschäft, Minijobs und befristete Beschäftigung in Wachstumsphasen flexibler zu steuern, ohne sofort unbefristete Stellen schaffen zu müssen. Für Office Manager, die oft die Vertragsverwaltung in Excel oder in einer BGM-Software mitbetreuen, steigt damit aber die Komplexität im Fristenmanagement deutlich an, weil Laufzeiten, Verlängerungsoptionen und maximale Gesamtdauer systematisch überwacht werden müssen.
Die Neuregelung im Abs TzBfG (geplanter § 14 Abs. 2 TzBfG-E zur sachgrundlosen Befristung) erlaubt künftig auch eine erneute sachgrundlose Befristung beim selben Arbeitgeber, was bisher im Arbeitsrecht Arbeitgeber eher restriktiv gehandhabt wurde. Im Lichte der arbeitsrechtlichen Reform 2026 sollten Office Manager deshalb eine Vertragsmatrix anlegen, in der alle befristeten Verträge mit Startdatum, Verlängerungen und dem jeweils einschlägigen Absatz des TzBfG dokumentiert werden, um versehentliche Entfristungen zu vermeiden; eine einfache Tabelle mit Spalten für Name, Funktion, Vertragsbeginn, aktuelle Befristung, Anzahl der Verlängerungen und spätestes Enddatum reicht als Startpunkt. Für Unternehmen mit vielen Minijobs im Empfang, in der Poststelle oder im Lager empfiehlt sich darüber hinaus eine klare interne Richtlinie, die festlegt, wann eine Befristung strategisch sinnvoll ist und wann ein unbefristeter Vertrag für Aufschwung und Mitarbeiterbindung besser geeignet ist, ergänzt um eine kurze To-do-Liste für Führungskräfte zur Prüfung von Budget, Personalbedarf und Nachfolgeplanung.
Einfache Vertragsmatrix-Vorlage für befristete Arbeitsverhältnisse
Spaltenüberschriften:
1. Name / Personalnummer
2. Funktion / Bereich
3. Vertragsbeginn (Datum)
4. Aktuelle Befristung (Enddatum)
5. Anzahl der Verlängerungen
6. Rechtsgrundlage (z. B. § 14 Abs. 2 TzBfG-E)
7. Spätestes zulässiges Enddatum (48-Monats-Grenze)
8. Hinweis auf nächste Prüffrist (z. B. 3 Monate vor Ablauf)
Die geplanten Änderungen betreffen auch die Formvorschriften, denn die Schriftform für Arbeitsverträge soll ab einem künftigen Januar entfallen und durch die Textform ersetzt werden. Für Unternehmen und für Arbeitgeber bedeutet das, dass Word-Vorlagen, Signaturprozesse und Archivierungskonzepte im Lichte des Update Arbeitsrecht überprüft werden müssen, damit digitale Signaturen rechtssicher eingesetzt werden können und Zuständigkeiten zwischen HR, IT und Fachbereichen klar definiert sind. Wer bereits mit digitalen Personalakten arbeitet, sollte prüfen, ob die eingesetzte Lösung Software Updates für die neuen Anforderungen bereitstellt und ob die Ablage von Verträgen, Krankmeldungen und Hinweisen zum Kündigungsschutz für verschiedene Mitarbeitergruppen sauber getrennt ist, etwa durch eigene Register für leitende Angestellte, Hochverdiener und befristet Beschäftigte.
Kündigungsschutz, Vergütung und interne Richtlinien: was Office Manager jetzt vorbereiten sollten
Die arbeitsrechtliche Reform 2026 verschiebt die Balance beim Kündigungsschutz für bestimmte Gehaltsgruppen deutlich. Geplant ist ein gelockerter Kündigungsschutz für Hochverdiener mit einem Einkommen oberhalb von etwa 180 000 EUR pro Jahr, was ungefähr dem 1,75-fachen der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung entspricht, wobei die genaue Höhe von der jeweils gültigen Beitragsbemessungsgrenze im Gesetzgebungsverfahren abhängt. Für Arbeitsrecht im Unternehmen stellt sich damit die Frage, wie diese Gruppe in Betriebsvereinbarungen, Bonusregelungen und Nachfolgeplanungen künftig adressiert wird und welche zusätzlichen Dokumentationspflichten für Trennungsentscheidungen gelten sollen.
Für Office Manager mit HR-Verantwortung heißt das, dass interne Richtlinien zum Kündigungsschutz für leitende Angestellte, zu Abfindungsangeboten und zu Versetzungen überarbeitet werden müssen. Im Rahmen der arbeitsrechtlichen Anpassungen 2026 sollten Sie gemeinsam mit der Geschäftsführung klären, welche Funktionen als international relevante Schlüsselpositionen gelten und wie dort das Arbeitsrecht Arbeitgeber freundlich, aber fair angewendet wird, etwa durch klare Kriterienkataloge und standardisierte Gesprächsleitfäden. Darüber hinaus lohnt sich ein Blick auf angrenzende Themen wie Mindestsätze beim Mindestlohn in Euro, Regeln für Mehrarbeit und die Einbindung von KI-gestützten Tools im Personalbereich, wozu ein Fachbeitrag über den DSGVO-konformen Einsatz von KI-Agenten im Office hilfreiche Orientierung geben kann, der auf einer spezialisierten Plattform für Office Management veröffentlicht wurde und als Grundlage für interne Schulungsunterlagen dienen kann.
Die Sozialpartner und Branchenverbände reagieren unterschiedlich auf das Reformpaket für Aufschwung und Beschäftigung, während viele Details der Ausgestaltung noch offen sind und erst mit dem endgültigen Gesetzestext, der amtlichen Begründung und späteren Artikeln der Fachpresse präzisiert werden. Für Unternehmen und für Arbeitgeber bleibt abzuwarten, welche Konkretisierungen im endgültigen Gesetzestext und in späteren Artikeln der Fachpresse folgen und wie Gerichte die neuen Regeln zu Befristung, Kündigungsschutz und Krankmeldung auslegen. Für Arbeitsrecht und für Unternehmen im Büroalltag gilt jedoch schon jetzt: Nicht die Vorlage zählt, sondern das gelebte Protokoll – erst wenn Prozesse, Checklisten und Schulungen angepasst sind, wird aus der Koalitionsreform ein handhabbarer Rahmen für die tägliche Personalarbeit, den Office Manager mit klaren To-do-Listen, aktualisierten Mustervorlagen und sauber dokumentierten Zuständigkeiten aktiv mitgestalten sollten.