Activity based working Büro einführen: ohne Datengrundlage kein tragfähiges Konzept
Wer in einem deutschen Unternehmen ein activity based working Büro einführen will, steht als Office Manager mitten zwischen Geschäftsführung, Hersteller von Büromöbeln und kritischen Mitarbeitenden. Viele Projekte starten mit schicken Renderings für the office und enden mit der stillen the demise des alten Flächenkonzepts, ohne dass jemand die eigentlichen Tätigkeiten sauber analysiert hat. So entsteht ein teures Sammelsurium aus Sofas, Telefonboxen und Desk Sharing Zonen, das weder für konzentriertes Arbeiten noch für Zusammenarbeit wirklich ideal für Mitarbeitende ist.
Activity Based Working bedeutet im Kern, dass der Arbeitsplatz nicht mehr dauerhaft einer Person, sondern einer Tätigkeit zugeordnet wird, und genau diese working Definition wird im Alltag oft übergangen. Statt zuerst die verschiedenen Tätigkeiten im Büro zu erfassen, werden zugewiesenen Schreibtischen abgebaut und durch flexible Flächen für New Work ersetzt, obwohl niemand weiß, wie viel konzentriertes Arbeiten im Vergleich zu Meetings tatsächlich stattfindet. Wer als Office Manager ein ABW Konzept plant, sollte deshalb vor jedem Umbau systematisch messen, wie stark jeder Raum ausgelastet ist, welche Arbeitsplätze wann genutzt werden und welche allgemeinen Arbeitsmuster sich über mehrere Wochen zeigen.
Ein praxistaugliches Konzept Activity Based Working erfordert nüchterne Daten über Raumbelegung, nicht nur kreative Workshops mit Post-its im Besprechungsraum. Schon einfache Excel Auswertungen aus einem Buchungstool können zeigen, ob die the demise der Einzelbüros wirklich sinnvoll ist oder ob die Belegschaft weiterhin Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten braucht. Wer ein activity based working Büro einführen möchte, sollte deshalb zuerst mit anonymisierten Buchungsdaten und klaren Kennzahlen arbeiten und erst danach mit Herstellern über Möbel, Farben und Akustikpaneele sprechen.
Von Bauchgefühl zu belastbaren Nutzungsdaten
Viele Office Manager kennen die Situation: Die Geschäftsführung will schnell ein modernes Konzept Activity Based Working, weil andere Unternehmen angeblich Fläche sparen und Flexibilität gewinnen. Im Alltag zeigt sich dann, dass die Mitarbeitenden zwar theoretisch flexibel arbeiten können, aber praktisch keinen ruhigen Raum für sensible Telefonate oder konzentriertes Arbeiten finden. Die Folge sind überfüllte Fokusräume, leere Kollaborationszonen und eine schleichende the demise der Akzeptanz für das gesamte ABW Konzept.
Wer Activity Based Working im Büro einführen möchte, sollte deshalb zuerst eine strukturierte Tätigkeitsanalyse durchführen und diese mit Nutzungsdaten aus dem bestehenden Büro verknüpfen. Dazu gehören einfache Zählungen der Belegung, Auswertungen von Raum Buchungen und kurze Befragungen der Mitarbeitenden innen, die offenlegen, welche Tätigkeiten an welchem Arbeitsplatz tatsächlich stattfinden. So wird sichtbar, ob das Unternehmen eher viele kurze Abstimmungen oder lange Phasen für konzentriertes Arbeiten braucht und ob Desk Sharing wirklich für alle Teams geeignet ist.
Schon zwei Wochen Strichliste an der Tür jedes Raums können mehr über die tatsächliche Nutzung sagen als jede bunte Präsentation eines Herstellers, der ein neues ABW Konzept verkaufen möchte. Wer diese Daten mit aggregierten Auswertungen aus einem Buchungssystem kombiniert, erkennt schnell, ob die geplante the demise der festen Arbeitsplätze tragfähig ist oder ob bestimmte Bereiche bewusst mit zugewiesenen Schreibtischen erhalten bleiben sollten. Ein Büro nach Bauchgefühl umzubauen ist teuer, es zweimal umzubauen ist die Quittung dafür, das erste Mal nicht gemessen zu haben.
Die Rolle des Office Managers: vom Möbelbesteller zum Datenübersetzer
Im klassischen Büro war der Office Manager vor allem für Einkauf, Verträge und allgemeine Organisation zuständig, vom Kopierpapier bis zum Chefzimmer. Mit Activity Based Working verschiebt sich diese Rolle deutlich, denn wer ein activity based working Büro einführen will, muss Daten aus verschiedenen Quellen verstehen und in klare Entscheidungen für Raum, Arbeitsplatz und Prozesse übersetzen. Der Office Manager wird damit zum Drehpunkt zwischen Geschäftsführung, HR, IT und Mitarbeitenden innen, der erklärt, warum bestimmte Flächen für konzentriertes Arbeiten reserviert bleiben und andere Bereiche bewusst für kollaboratives Arbeiten geöffnet werden.
Ein professionell aufgesetztes ABW Konzept erfordert, dass Office Manager nicht nur mit Herstellern von Büromöbeln sprechen, sondern auch mit IT über Buchungstools, mit Datenschutzbeauftragten über DSGVO und mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit über ArbSchG und Bildschirmarbeitsverordnung. Wer Activity Based Working im Büro einführen möchte, sollte deshalb frühzeitig klären, welche Daten über die Nutzung von Raum und Arbeitsplatz erhoben werden dürfen und wie diese Daten anonymisiert werden können. So lassen sich Auslastung, Peak Zeiten und No Show Quoten messen, ohne dass Mitarbeitende das Gefühl haben, überwacht zu werden.
Gerade im Mittelstand können Office Manager mit einfachen Mitteln starten und müssen nicht sofort Sensorik in jedem Raum installieren, um ein funktionierendes Konzept Activity Based Working aufzubauen. Ein schlankes Buchungstool, eine klar kommunizierte Working Definition für die verschiedenen Zonen und regelmäßige Feedback Runden mit Mitarbeitenden innen bieten bereits eine solide Grundlage für datengestützte Entscheidungen. Wer dann noch Führungsräume neu denkt und etwa das klassische Chefzimmer überarbeitet, findet in Leitfäden wie dem Beitrag über ein Chefzimmer neu gedacht zusätzliche Impulse, wie sich Führung, Design und Effizienz im Rahmen von Activity Based Working sinnvoll verbinden lassen.
Datenschutz, Vertrauen und transparente Kommunikation
Viele Mitarbeitende reagieren skeptisch, wenn sie hören, dass das Unternehmen ein activity based working Büro einführen und gleichzeitig Nutzungsdaten erheben will. Hier entscheidet die Art der Kommunikation darüber, ob Activity Based Working als Chance für mehr Flexibilität oder als Beginn der the demise von Vertrauen wahrgenommen wird. Office Manager sollten deshalb früh und offen erklären, welche Daten erhoben werden, wofür sie genutzt werden und welche Grenzen der Datenschutz nach DSGVO und Betriebsverfassungsgesetz setzt.
Ein gutes ABW Konzept bietet Mitarbeitenden innen klare Vorteile, etwa mehr Wahlfreiheit zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen, bessere Akustik für konzentriertes Arbeiten und modern ausgestattete Kollaborationsräume. Damit diese Vorteile sichtbar werden, müssen Office Manager transparent machen, dass die Datenerhebung nicht der Verhaltenskontrolle einzelner Mitarbeitender dient, sondern der Optimierung von Raum und Arbeitsplatz für alle. Aggregierte Auswertungen, die nur zeigen, wie stark bestimmte Flächen für bestimmte Tätigkeiten genutzt werden, sind hier ein wirksames Instrument, um Vertrauen zu schaffen.
Wer Activity Based Working im Büro einführen möchte, sollte deshalb gemeinsam mit dem Betriebsrat klare Spielregeln für Buchungstools, Sensorik und Auswertungen definieren und diese schriftlich dokumentieren. So können Mitarbeitende innen nachvollziehen, warum bestimmte Bereiche umgebaut werden, warum die the demise einzelner Räume sinnvoll ist und welche neuen Zonen für konzentriertes Arbeiten oder informelle Treffen entstehen. Nicht die Vorlage zählt, sondern das gelebte Protokoll, das im Alltag zeigt, dass Flexibilität und Datenschutz sich nicht ausschließen.
Was wirklich gemessen werden muss: Tätigkeiten, Auslastung, No Shows
Wer ein activity based working Büro einführen will, sollte zuerst klären, welche Tätigkeiten im Unternehmen dominieren und wie diese Tätigkeiten räumlich unterstützt werden können. In vielen Büros zeigt sich, dass konzentriertes Arbeiten deutlich mehr Zeit einnimmt als ursprünglich angenommen, während große Besprechungsräume oft leer stehen. Ohne diese Einsicht droht die the demise der wenigen ruhigen Zonen, obwohl gerade sie für Mitarbeitende innen entscheidend für Produktivität und Gesundheit sind.
Ein datengestütztes ABW Konzept basiert auf drei Säulen: Tätigkeitsanalyse, Flächenauslastung und Verhaltensmustern bei Buchungen. Office Manager können mit einfachen Mitteln starten, etwa mit anonymisierten Auswertungen aus einem Raum Buchungssystem, das zeigt, welche Räume zu welchen Zeiten stark genutzt werden und wo regelmäßig No Shows auftreten. Ergänzend dazu helfen kurze, strukturierte Befragungen der Mitarbeitenden, in denen abgefragt wird, welche Tätigkeiten an welchem Arbeitsplatz stattfinden und welche verschiedenen Raumtypen für Activity Based Working fehlen.
Wer Activity Based Working im Büro einführen möchte, sollte diese Daten nicht nur sammeln, sondern sichtbar machen, etwa auf einer großen analogen oder digitalen Pinnwand im Flur. Ein Beitrag wie die große Pinnwand als strategisches Organisationstool zeigt, wie Office Manager solche Visualisierungen nutzen können, um Mitarbeitende in den Umbauprozess einzubeziehen. So wird transparent, warum bestimmte Flächen für konzentriertes Arbeiten ausgebaut, andere Bereiche für Desk Sharing geöffnet und wieder andere Räume bewusst für informelle Activity Based Meetings gestaltet werden.
Desk Sharing, Working ABW und die Grenzen der Flexibilität
Viele Unternehmen setzen Activity Based Working vorschnell mit Desk Sharing gleich und leiten daraus die the demise aller festen Arbeitsplätze ab. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass ein reines Desk Sharing Modell ohne Rücksicht auf Tätigkeiten und Teamstrukturen schnell zu Frust führt, besonders bei Mitarbeitenden innen mit hohem Bedarf an konzentriertem Arbeiten. Ein tragfähiges Working ABW Konzept erfordert deshalb klare Regeln, welche Teams flexibel arbeiten können und wo zugewiesene Schreibtische aus Gründen der Vertraulichkeit oder Ergonomie sinnvoll bleiben.
Office Manager sollten bei der Planung prüfen, für welche Rollen Desk Sharing ideal für Mitarbeitende ist und wo die tägliche Suche nach einem Arbeitsplatz mehr Stress als Flexibilität erzeugt. Ein gutes ABW Konzept bietet Mitarbeitenden innen eine Auswahl verschiedener Arbeitsplätze, von ruhigen Fokuszonen über kollaborative Projektflächen bis hin zu informellen Bereichen für kurze Activity Based Abstimmungen. Die Kunst besteht darin, die richtige Balance zwischen Flexibilität und Verlässlichkeit zu finden, damit nicht die the demise der Planbarkeit den Alltag dominiert.
Wer ein activity based working Büro einführen möchte, sollte deshalb nicht nur die Anzahl der Arbeitsplätze pro Person betrachten, sondern auch die Qualität der verschiedenen Raumtypen und deren Lage im Büro. Daten über Laufwege, Lärmpegel und Buchungsverhalten helfen, Engpässe zu erkennen und gezielt zu beheben, bevor sie zur stillen the demise der Akzeptanz für das gesamte Konzept führen. Flexibilität ohne Struktur ist Chaos, doch strukturierte Flexibilität kann für Mitarbeitende innen ein echter Produktivitätsgewinn sein.
Pragmatischer Fahrplan für Office Manager: in sechs Schritten zu belastbaren ABW Entscheidungen
Wer als Office Manager ein activity based working Büro einführen soll, braucht einen klaren, praxistauglichen Fahrplan statt abstrakter Visionen. Der erste Schritt besteht darin, die aktuellen Flächen für alle Tätigkeiten zu erfassen, vom klassischen Arbeitsplatz bis zum stillen Rückzugsraum, und diese Bestandsaufnahme sauber zu dokumentieren. Im zweiten Schritt werden einfache Messinstrumente eingeführt, etwa ein Buchungstool für Räume und Desks, Strichlisten an Türen oder wöchentliche Kurzbefragungen der Mitarbeitenden innen.
Im dritten Schritt werden diese Daten ausgewertet, idealerweise mit klaren Kennzahlen zu Auslastung, Peak Zeiten und No Show Quoten, die zeigen, wo Activity Based Working wirklich Potenzial bietet. Der vierte Schritt besteht darin, gemeinsam mit HR und Führungskräften eine Working Definition für die verschiedenen Raumtypen zu erarbeiten, etwa Fokuszone, Projektfläche, Meetingraum oder informeller Bereich, und diese Definitionen sichtbar im Büro zu kommunizieren. Im fünften Schritt werden konkrete Umbau Szenarien entwickelt, die aufzeigen, welche Räume wegfallen, welche neu entstehen und wie sich dies auf die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden innen auswirkt.
Erst im sechsten Schritt sollten Office Manager mit Herstellern über Möbel, Akustik und technische Ausstattung sprechen und Angebote einholen, die zum datengestützten ABW Konzept passen. Wer Activity Based Working im Büro einführen möchte, sollte außerdem flankierende Prozesse wie Onboarding, Arbeitsplatz Zuweisung und Offboarding anpassen und kann dafür auf praxisnahe Hilfen wie die Checkliste für rechtssicheren Offboarding Prozess zurückgreifen. So wird deutlich, dass Activity Based Working nicht nur ein Möbelthema ist, sondern ein umfassendes Organisationskonzept, das Arbeitsweisen, Prozesse und Kultur gleichermaßen betrifft.
Warum auch kleine Unternehmen nicht zu klein für Daten sind
Ein häufiges Gegenargument lautet, kleine Unternehmen seien zu klein für Sensorik und datenbasierte Steuerung von Activity Based Working. In der Realität können gerade kleinere Büros mit wenigen, aber konsequent genutzten Messinstrumenten schnell erkennen, wo die the demise alter Routinen sinnvoll ist und wo bestehende Strukturen erhalten bleiben sollten. Schon ein einfaches Excel Sheet mit täglichen Belegungszahlen pro Raum liefert mehr Grundlage für Entscheidungen als jede Vermutung über angebliche Auslastung.
Wer ein activity based working Büro einführen möchte, kann mit minimalem Aufwand starten, etwa mit einer zweiwöchigen Beobachtungsphase, in der Mitarbeitende innen anonym angeben, wo sie welche Tätigkeiten ausführen. Diese Daten zeigen, ob konzentriertes Arbeiten eher am eigenen Arbeitsplatz, im Besprechungsraum oder im Homeoffice stattfindet und welche verschiedenen Raumtypen im Büro fehlen. Auf dieser Basis lässt sich ein schlankes ABW Konzept entwickeln, das für Mitarbeitende innen spürbare Verbesserungen bringt, ohne das Budget zu sprengen.
Activity Based Working ist kein Möbelkonzept, sondern eine Frage der richtigen Reihenfolge: erst messen, dann planen, dann umbauen. Wer diese Reihenfolge beachtet, verhindert die the demise der Akzeptanz durch schlecht vorbereitete Umbauten und stärkt gleichzeitig die Rolle des Office Managers als strategische Schnittstelle im Unternehmen. Ein Büro nach Bauchgefühl umzubauen ist teuer, es zweimal umzubauen ist die Quittung dafür, das erste Mal nicht gemessen zu haben.
Wichtige Kennzahlen und Fakten zu Activity Based Working
- Eine Studie von Leesman zeigt, dass Mitarbeitende in Büros mit gut umgesetztem Activity Based Working ihre Produktivität im Durchschnitt um rund 10 Prozent höher einschätzen als in traditionellen Büros, wenn ausreichend Flächen für konzentriertes Arbeiten vorhanden sind.
- Erhebungen von Gensler belegen, dass in vielen Unternehmen bis zu 40 Prozent der Besprechungsräume dauerhaft unterausgelastet sind, während kleinere Fokusräume und Telefonboxen zu Spitzenzeiten überbelegt sind.
- Analysen von Flexopus und anderen Anbietern von Buchungstools zeigen, dass die tatsächliche Auslastung von Arbeitsplätzen in hybriden Büros häufig nur zwischen 40 und 60 Prozent liegt, obwohl subjektiv oft von Vollauslastung gesprochen wird.
- Untersuchungen des Fraunhofer IAO weisen darauf hin, dass Unternehmen durch datengestützte Flächenplanung im Rahmen von Activity Based Working ihre Bürofläche im Schnitt um 15 bis 25 Prozent reduzieren können, ohne die Nutzungsqualität zu verschlechtern.
- Erfahrungsberichte aus deutschen Mittelstandsunternehmen zeigen, dass bereits zwei bis vier Wochen strukturierter Belegungsmessung ausreichen, um die größten Fehlannahmen über Raumnutzung aufzudecken und die Planung eines ABW Konzepts grundlegend zu verändern.